Faktury w chmurze – technologia gwarancją bezpieczeństwa

Co trzecia faktura w Polsce jest już wystawiana online, a co czwarta – doręczana elektronicznie, ale pomimo tego przytłaczająca większość przedsiębiorców (98%) przechowuje je w formie papierowej – w biurze księgowym lub u siebie. Te szokujące dane, zaczerpnięte z badania Grupy Idea Bank, stosunkowo łatwo wyjaśnić. Przyczynami są stare przyzwyczajenia oraz źle pojmowana wygoda – wielu osobom łatwiej jest pracować z dokumentem w jego fizycznej formie. Jest to jednak bardzo ryzykowne – tak od strony bezpieczeństwa, jak i płynności procesów w firmie.

Papier z większym ryzykiem błędu

Na ile bezpieczne jest posługiwanie się dokumentami papierowymi? Mimo powszechnego przyzwyczajenia do papieru, nie jest. Otóż dokument w drukowanej postaci na każdym etapie przetwarzania przez człowieka jest obarczony ryzykiem błędu - w momencie wystawiania dokumentu (np. źle przepisana nazwa firmy, numer konta bankowego, etc.) oraz podczas przesyłania, czy obiegu wewnętrznego. Wersję papierową łatwo bowiem zgubić, niechcący zniszczyć lub przeoczyć, kiedy np. zostaje umieszczona wewnątrz przesyłki. Nie są rzadkością przypadki, kiedy na skutek drobnych błędów w treści dokumentu lub jego zagubienia przesuwają się terminy we wspólnie realizowanych projektach między firmami. Zweryfikowanie tego, gdzie utknął dokument papierowy, jest problematyczne i wymaga wieloetapowych konsultacji z co najmniej kilkoma osobami w firmie, szczególnie w przypadkach, kiedy kontrahent wysłał fakturę zarówno drogą elektroniczną, jak i tradycyjną.

Z jednej chmury wiele korzyści?

Przechowywanie i przetwarzanie danych w chmurze to rozwiązanie, po które coraz chętniej sięgają polskie firmy. Technologia cloud computing dostosowana do wymogów bezpiecznego przetwarzania danych finansowych pozwala na swobodne korzystanie z ich udogodnień. Tym samym eliminuje większość problemów znanych z obrotu papierowymi kopiami.

- Należy pamiętać, że dla systemu informatycznego zawieszonego w chmurze, dokument księgowy jest po prostu strumieniem danych, co ułatwia kontrolę nad nim. Nie ma on nawet formy załącznika do wiadomości - jest od razu generowany w systemie (na koncie wystawcy) i stamtąd jest udostępniany posiadaczowi konta odbiorcy. Całkowicie eliminuje to ryzyko złego wystawienia dokumentu, przechwycenia go lub zagubienia – mówi Adam Głos, prezes firmy Tax Care, twórcy serwisu Chmura Faktur .

Użytkownik Chmury Faktur może liczyć także na inne udogodnienia. System elektroniczny sam zaciąga dane kontrahenta z CEIDG – wystarczy podać jego numer NIP, a pozostałe informacje zaimportują się automatycznie, eliminując całkowicie ryzyko błędu w przepisywaniu danych. System sprawdza też kontrahenta w VAT i umożliwia wygenerowanie JPK_VAT na bazie wprowadzonych informacji i/lub stworzenie systemu automatycznego wystawiania faktur określonym kontrahentom. Wykorzystanie zabezpieczeń  bankowych systemów transakcyjnych (szyfrowanie SSL, hasłowanie dostępu do linków), bezpieczeństwo wymiany danych jest nieporównywalnie wyższe niż przy obrocie papierowymi kopiami.

Swobodny przepływ

Od strony czysto użytkowej, wystawianie, udostępnianie i przetwarzanie faktur w Chmurze Faktur jest intuicyjne i o wiele wygodniejsze od tradycyjnych form. Przede wszystkim, co może nieco dziwić, możliwość np. zagubienia dokumentu w transporcie została wyeliminowana przez...brak tego transportu. Faktura po osadzeniu w Chmurze Faktur w formie pliku jest udostępniana dalej (nie wysyłana!) – kontrahentowi czy firmie księgowej. Wszystkie zainteresowane strony nie otrzymują żadnych załączników, a jedynie dostęp do stosownych plików. Co więcej, posiadanie chronionego hasłem konta (darmowego) w systemie nie jest niezbędne, by korzystać z jego dobrodziejstw.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, funkcja ta ma szczególny wymiar biznesowy. Chmura de facto staje się centrum rozliczeniowym firmy – to tu wystawia się faktury, udostępnia je klientom i księgowym, rozsyła monity o zbliżających się terminach płatności, monitoruje stan rozliczeń z fiskusem, etc. Poza zwiększonym poziomem bezpieczeństwa i ogromną oszczędnością (czasu i pieniędzy), mikroprzedsiębiorstwa zyskują namiastkę automatyzacji procesów – wszystkie istotne czynności związane z danym dokumentem czy ich serią można wykonać z jednego miejsca, kilkoma kliknięciami myszy, bez konieczności przenoszenia danych między plikami, zestawieniami i raportami. W standardowym, „papierowym” środowisku pracy, drobny przedsiębiorca nie byłby w stanie osiągnąć tego poziomu sprawności operacyjnej.

Źródło: Tax Care