Przedsiębiorco, zwiększ swoją produktywność 10-krotnie!

Mity, które są wrogiem produktywności

Zanim jednak przedstawimy Ci konkretne techniki, musimy mieć pewność, że nie stosujesz praktyk, które są zaprzeczeniem produktywnego stylu pracy i mogą z powodzeniem nazywane być mitami produktywności.

Należą do nich:

• multitasking (sprawdź, dlaczego nie warto pracować w ten sposób tutaj)
• praca pod presją (presją czasu, stresu, itp.)
• przeświadczenie, że Twoja praca jest najbardziej efektywna jeśli pracujesz w biurze.

Zapomnij zatem o żonglowaniu zadaniami, stresie czy pracy wyłącznie w biurze. Twoja produktywność znacznie wzrośnie, jeśli przede wszystkim skupisz się na robieniu jednej rzeczy na raz, w środowisku i atmosferze, które Cię rozluźniają i pozwalają Ci być kreatywnym – czy to w biurze, w kawiarni czy w domu. To właśnie te 3 podstawowe warunki są punktem wyjścia do rozpoczęcia stosowania praktyk pozwalających na zwiększenie produktywności.

Pamiętaj także, że produktywność nie oznacza perfekcji, ale efektywną priorytetyzację zadań i uwolnienie Twojego umysłu od wszelkich przeszkód (tak umysłowych, jak i fizycznych, obecnych w Twoim środowisku pracy), które mogłyby przeszkadzać Ci w pracy nad danym zadaniem.

Jak zatem osiągnąć stan umysłu, który moglibyśmy określić jako Zen produktywności? Wypróbuj jedną z poniższych technik , nie zapominając jednocześnie o podstawowej i złotej zasadzie – zawsze rób tylko jedną rzecz na raz!

Prokrastynacja

Prokrastynacja, czyli niezwykle pospolita, a wręcz nałogowa tendencja do odkładania tego, co masz do zrobienia „na później”, bierze się z tego, że w naturalny sposób przykładamy zdecydowanie mniejszą wagę do rzeczy, które mają wydarzyć się w przyszłości, niż do tych, które dzieją się tu i teraz.

1. Sztuczka numer 1 mająca na celu zwiększenie naszej produktywności polega na tym, by tak przestawić swój umysł, żeby projekty, które musisz zrobić w określonym czasie w przyszłości, zyskały w Twojej głowie status pilnych - do zrobienia „na już”. Ty sam, w swojej głowie, musisz skrócić sobie okres, który masz na wykonanie zadania i przeprogramować sobie pojęcie czasu. Jak to zrobić?

Przede wszystkim przestań myśleć o deadline’ach w perspektywie tygodni, czy miesięcy. Jeśli bowiem skupisz się na tym ile czasu tak naprawdę spędzisz na realizacji projektu, odejmiesz weekendy i zsumujesz realną ilość godzin, które spędzisz na pracy, okaże się, że tego czasu jest znacznie, znacznie mniej.

2. Kolejnym sposobem na radzenie sobie z prokrastynacją i zwiększenie swojej produktywności tu i teraz, jest wycena ewentualnego opóźnienia i nadanie mu realnej wartości. Dla przykładu, jeśli zamiast uczyć się do egzaminu zdecydujesz się wyjść z przyjaciółmi (choć wiesz, że powinieneś zostać w domu i czytać notatki), załóż sobie od razu ile będzie Cię to kosztować w przyszłości. W tym wypadku może to być konieczność odrzucenia dwóch kolejnych zaproszeń towarzyskich. Jeśli zamiast oszczędzać na nowego iphona, zdecydujesz się kupić go od razu, Twoją „ceną” może być konieczność zrezygnowania przez miesiąc z porannej kawy w drogiej kawiarni.

Nadanie realnej wartości naszym „grzechom i grzeszkom” w procesie kończenia projektu i wykonywania powierzonych zadań, zwiększa motywację, co pozytywnie wpływa na szybszą realizację zadań.

3. Dobrym sposobem jest również zwizualizowanie sobie tego, jak będziesz się czuć, jeśli będziesz musiał stanąć twarzą w twarz z konsekwencjami odkładania wykonania danego zadania na później lub w efekcie – nieterminową jego realizacją. Spróbuj wyobrazić sobie dzień, w którym będziesz musiał rozliczyć się z niewykonanego projektu lub dzień, w którym zaczniesz panikować, bo nagle okaże się, że nie masz już szans na wywiązanie się ze swoich zobowiązań. Jeśli uda Ci się to poczuć, z pewnością z większą ochotą weźmiesz się do pracy  

Priorytetyzacja

Priorytety

Przede wszystkim ustaw swoje priorytety. Zadecyduj, co z listy zadań do zrobienia jest najważniejsze, a co może jeszcze poczekać. Jak to zrobić? Zastosuj zasadę pareto 80/20 i wybierz te zadania, które mają największą wartość. Zakłada się bowiem, że ze 100% rzeczy, które mamy do zrobienia, średnio około 20% z nich stanowi 80% ich wartości. To właśnie te 20% powinieneś zidentyfikować i na nich się skupić.

Przy okazji nie daj się złapać w pułapkę znanej Ci już dobrze prokrastynacji. Prawdopodobnie dość szybko okaże się bowiem, że wśród wybranych przez Ciebie 20% zadań, znalazły się nie te rzeczy które powinieneś zrobić (czyli te które mają największą, realną wartość), ale raczej te, które wolałbyś i chciałbyś zrobić (bo na przykład wymagają znacznie mniej czasu i wysiłku).

Jak znaleźć klucz by wyłonić najważniejsze 20% z listy zadań do zrobienia? Możesz przyjąć dowolne kryterium – zadania, które przyniosą najwięcej dochodu firmie, które są najbliższe i najważniejsze dla jej misji, dla poprawy jakości obsługi, realizacji zamówień, itp. Możesz także wypisać wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, a następnie nadać im priorytety oznaczając je cyfrą od 1 do X przy czym X to liczba wszystkich zadań. Oczywiście żadna liczba nie może się w takim rankingu powtórzyć. W ten sposób otrzymasz jasną listę priorytetów.

Proste sztuczki

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność, pamiętaj również o prostych sztuczkach takich jak:

• pozytywne nastawienie i wiara w swoje siły,
• zadbanie o Twoje podstawowe potrzeby takie jak odpoczynek, jedzenie i picie
• częste gratulowanie sobie sukcesu, odhaczanie gotowych punktów na liście (jeśli podzielisz projekt na mniejsze części łatwiejsze do ukończenia, będziesz lepiej widzieć swój progres i częściej cieszyć się będziesz z sukcesu)
• podziel się z kimś swoimi planami (poczucie, że ktoś inny ma świadomość tego, co chcemy osiągnąć, że nas „sprawdza” i pyta o postępy, jest ogromnym motywatorem do działania)

W pracy

Jak zwiększać swoją produktywność na co dzień? Co robić, by być bardziej produktywnym w pracy?

• spotkania; bierz w nich udział tylko jeśli Twoja obecność jest absolutnie niezbędna, a jeśli to Ty organizujesz spotkanie pamiętaj o jego agendzie i staraj się przeprowadzić je tak, by zamknąć się w 15 minutach
• komunikacja; zawsze mów to, co myślisz, zwracając się do osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację, wyznaczaj jasne deadline’y, uzasadniając je i jasno określając, co wydarzy się, jeśli dany termin nie zostanie zachowany (w tym wypadku w korespondencji dobre efekty przynosi stosowanie struktury „proszę Cię o zrobienie X na Y, ponieważ…”)
• zasada 2 minut; jeśli zadanie, które staje przed Tobą nie zajmie Ci więcej niż dwie minuty, zrób je od razu. Możesz także na bieżąco robić sobie listę krótkich tasków i odhaczaj je kiedy masz wolną chwilę, na przykład gdy zostało Ci 10 minut do kolejnego spotkania, etc.
• pracuj w krótkich przedziałach czasu, najlepiej 20-25 minutowych, bądź - jeśli wolisz – o długości od 15 do 45 minut. Najważniejsze, by ich długość pasowała do Twojego stylu pracy. Pilnuj byś w tym czasie, maksymalnie skupił się na wykonywanym zadaniu – zabezpiecz się przed niepotrzebnymi rozpraszaczami, nie sprawdzaj maili ani telefonu, a miedzy kolejnymi blokami pracy rób sobie 5-10 minut przerwy.
• wpisz w harmonogram, zrób to lub usuń; pilnuj byś wpisywał wszystkie zadania do wykonania do swojego kalendarza lub harmonogramu i nadawaj im ostateczne daty realizacji. Jeśli ciągle odkładasz wykonanie jakiegoś zadania na później to oznacza to, że tak naprawdę nie jest ważne i być może można je po prostu usunąć

Środowisko pracy

Poniżej znajdziesz kilka podpowiedzi dotyczących optymalnego dla najlepszej produktywności środowiska pracy.

• badania wykazały, że optymalna temperatura w pokoju, w którym pracujesz powinna wynosić około 22 stopni C.
• dostęp do naturalnego światła również ma duże znaczenie dla produktywności i znacznie poprawia nastrój
• odpowiednia jakość i długość snu. Zwróć uwagę by urządzenia elektroniczne nie wybijały Cię z rytmu i nie zakłócały czasu, którego Twój organizm i mózg potrzebują na odpoczynek. Przed snem powinieneś wyciszyć receptory, na przykład poprzez czytanie papierowej książki, ale nie ekranu laptopa, czytnika lub komórki.
• postaw na naturę; widok na zieleń za oknem, zielony taras lub dach, ma duże znaczenie dla naszej produktywności. Jeśli nie masz takiego widoku, zadbaj o zieleń w biurze w postaci kwiatów doniczkowych. Jeszcze inną opcją pozwalającą na wprowadzenia naturalnych elementów do przestrzeni biurowej jest obecność zwierząt domowych, towarzyszących swoim opiekunom

• odpowiednie kolory w przestrzeni, w której pracujesz również mogą pozytywnie wpłynąć na poziom produktywności całego zespołu. W zależności od tego, czy do uzyskania dobrych rezultatów swojej pracy potrzebujesz spokoju i skupienia, kreatywności czy energii, starannie dobierz otaczające Cię kolory i wystrój

• daj odpocząć swoim oczom; średnio co 20 minut przenieś wzrok z ekranu komputera na około 20 sekund na miejsce lub przedmiot oddalone o około 18 metrów. Możesz też zamrugać około 10 razy. Nie zapomnij o dostosowaniu rozmiaru czcionki do Twoich preferencji.

Czy warto walczyć z naszą naturalną tendencją do prokrastynacji i zwiększać swoją produktywność? Jeśli jeszcze nie jesteś do końca przekonany, czy chcesz to zrobić, pomyśl o tym, że czas, który tracimy na co dzień, tracimy na zawsze. Już nigdy nie odzyskamy go z powrotem. Jeśli poprzez stałe rozpraszanie się i odwlekanie na później, zrobienie czegoś zajmuje Ci dwa razy więcej czasu niż mogłoby Ci zająć gdybyś zabrał się za to od razu i zrobił to sprawnie, to oznacza to, że tracisz czas, który mógłbyś spędzić na przyjemnościach, z rodziną czy z przyjaciółmi.

Więcej rad dotyczących produktywności znajdziesz także w naszym artykule pt: „Jak pracować mądrzej, nie dłużej - efektywność w pracy."